Er zijn ook ondernemers die hun boekhouding in Excel verwerken. Voor een eenvoudige financiële administratie is Excel erg geschikt en bijna iedereen heeft Excel op de computer geïnstalleerd. Als je je aan de juiste richtlijnen houdt voldoe je aan alle eisen en heb je altijd zicht op de financiën.
Boekhoudkantoor de Jong helpt je bij het opzetten van Excel boekhouding en de jaaraangifte bij de Belastingdienst. We hebben een speciale dienstverlening voor starters. Je kunt hierbij kiezen voor boekhouding in Excel, maar ook voor simpel online boekhouden.
Wat moet je bijhouden?
Voor de belastingdienst is het voldoende als de omzet en kosten systematisch verwerkt worden in een boekhouding. Daar is Excel erg geschikt voor. De meeste ondernemers kiezen ervoor om de boekhouding per maand bij te houden, maar bij een kleine administratie is het ook prima om een Excelsheet per jaar te maken. Dit zijn de onderdelen die in de Excel moeten staan:
Omzet
- Factuurdatum
- Factuurbedrag exclusief BTW
- BTW bedrag
- Factuurnummer
- Betaald per bank/contant
- Betaaldatum
Kosten
- Datum factuur of aankoopbon
- Factuurbedrag exclusief BTW
- BTW bedrag (maak kolommen voor 0%, 6% en 21% BTW)
- Boekstuknummer
- Betaald per bank/contant/anders
- Betaaldatum
Moet je de bankafschriften ook verwerken?
Nee, dat is niet verplicht. Als je voor de inkomstenbelasting geen ondernemer bent, bijvoorbeeld als je niet aan het urencriterium voldoet, dan volstaat een eenvoudige boekhouding. De inkomsten en kosten mogen dan gewoon op je privérekening bij- en afgeschreven worden. Je hoeft niet alle bankafschriften over te nemen in de Excel boekhouding.
Als je volgens de inkomstenbelasting wel ondernemer bent dan is het verstandig om een zakelijke bankrekening te nemen en hierop alle bij- en afschrijvingen te laten verlopen. Dit verwerk je dan ook in de boekhouding.
Waar moet je op letten?
Excel boekhouding is niet anders dan boekhouding in ander pakketten, alleen moet je wel met een paar zaken rekening houden. In principe kan alles in Excel en als je er wat energie in stopt kan je zelfs redelijk gecompliceerde overzichten genereren. Let op de volgende punten:
Nummering
Een eis aan elke administratie is dat het logisch is en op een later tijdstip te achterhalen is wat er gebeurd is aan kosten en inkomsten. Daarom moeten alle bewijsstukken genummerd worden en deze nummers moeten corresponderen met de boekingsregels in je Excel overzicht.
Schrijf op elke bon het nummer dat je in Excel gebruikt op de boekingsregel. Gebruik hiervoor niet het regelnummer, want die kan verschillen als je anders selecteert. Maak hiervoor dus een kolom aan die je bijvoorbeeld ‘boekstuknummer’ noemt. Dit doe je ook met de facturen. Bewaar alle bewijsstukken op volgorde, zodat het boekhoudkantoor en de Belastingdienst elke boeking gemakkelijk kan terug vinden en controleren.
Financieel overzicht
Excel heeft vele mogelijkheden om berekeningen uit te voeren en overzichten te genereren. Het is handig om speciale bladen te maken waarop je totalen berekent. Bijvoorbeeld:
- Omzet per maand
- Kosten per maand
- Marge per maand
- Openstaande kosten
- Te betalen kosten
- Te betalen/ontvangen BTW per kwartaal
- Jaaromzet/winst
- Grafieken met omzet-/kostenontwikkeling
Opslaan en overschrijven
Een groot risico van boekhouding in Excel is het overschrijven van data. Wellicht is het je al eens gebeurd dat je in een document aan het werken was en een goede versie overschrijft met een verkeerde variant. Alles moet dan opnieuw. Je kan dit risico op de volgende manieren voorkomen of verminderen:
- Voer de boekhouding in via Microsoft Access. Dit is een standaardprogramma in het uitgebreide Office pakket. Hierdoor kan je geen velden of hele bladen meer overschrijven. Correctiewerk kan je wel in Excel blijven doen en ook de aanlevering aan het boekhoudkantoor kan dan gewoon in Excel. Alleen het invoeren doe je via de formulieren in Access.
- Maak een boekhouding per maand. In een aparte Excelsheet kan je een overzicht bijhouden van alle kosten en inkomsten per jaar.
- Of maak een backup per maand zodat je niet de gehele historie overschrijft.
Wat doen wij voor je?
Aan het eind van elke periode (maand, kwartaal of jaar) lever je de Excelboekhouding aan met alle bewijsstukken. Wij maken op basis van deze boekhouding een jaarrapport voor de Belastingdienst en we doen je belastingaangifte.
Elk jaar nemen we de cijfers met je door en krijg je advies over aftrekposten en andere belastingzaken. Met je Excel boekhouding ben je altijd actueel, dus ook voor beslissingen over investeringen kunnen we je op basis van deze boekhouding adviseren.